Con un gran paso para comenzar a eliminar el papel, digitalizar los documentos y agilizar los trámites jurídicos, el Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba presentó su nuevo sistema de Fojas Digitales.
Por ahora no es un reemplazo a la manera tradicional, se trata de una alternativa digital. Se continuará con el uso de documentos en papel para aquellos que así lo prefirieron.
Estas Fojas Digitales, cuentan con avanzados sistemas de validación para garantizar la seguridad jurídica de estos instrumentos notariales mediante el sistema de gestión SIDANO, lo que permite ofrecer a la sociedad, un proceso de renovación adaptado a los requerimientos actuales sin dejar de ofrecer la opción analógica (en papel) para quienes la eligen.
Las nuevas fojas digitales incluyeron múltiples elementos de verificación, como códigos QR y códigos CVS, que aseguraron la autenticidad del documento y facilitarán su validación pública. La presentación en sociedad fue en un evento organizado en el Hotel Quinto Centenario, marcando un hito en la modernización de la gestión notarial en Argentina y Latinoamérica.
La iniciativa se integrará con los sistemas del Colegio de Escribanos con otras entidades como el Registro General, Rentas y el Registro Civil. Esto facilitó la circulación de documentos tanto a nivel provincial como global.
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El sistema incluyó seis tipos distintos de fojas digitales, cada una con una función específica y un código de color para su fácil identificación. Entre las fojas presentadas se encontraron la Foja de Certificación de Copia Digital en rojo, la Foja de Certificación de Firma Digital en naranja y la Foja de Legalización Digital en amarillo, entre otras. Cada tipo de foja permitió la validación y gestión de documentos de manera eficiente, asegurando su integridad y autenticidad.
Este avance no solo simplificó los trámites notariales, sino que también fortaleció la seguridad jurídica e informática, posicionando a Córdoba a la vanguardia de la digitalización notarial en la región.
¿Qué son las Fojas Digitales?
Desde el Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba, y mediante el sistema de gestión SIDANO, se han implementado una serie de fojas digitales que cuentan con avanzados sistemas de validación para garantizar la seguridad jurídica e informática de estos instrumentos notariales.
Esta implementación, contó con el trabajo conjunto del Colegio y el Registro General de la Provincia, integrando los sistemas registrales con Rentas, Caja Notarial, Cidi y el Registro Civil, lo que permite agilizar la circulación de estos documentos, tanto en la provincia como en cualquier lugar del mundo, en instantes.
Si bien desde hace algunos años, se vienen digitalizando documentos analógicos, la mayor parte de las actuaciones notariales se realizan en papel, en el marco de un lubricado sistema, con el fin de autenticar actos jurídicos que aseguren el derecho de las personas u organizaciones involucradas, garantizando la función pública delegada por el estado en los Escribanos.
Desde ahora, se puede contar con esta herramienta nativa digital, que implica un proceso de renovación a las necesidades actuales de la sociedad.
Las Nuevas Fojas Digitales
En esta nueva etapa, existen seis tipos de fojas digitales, cada una para un fin distinto, que permiten adaptar estos trámites a contextos más simples y con un cuidadoso sistema de seguridad y verificación. Las mismas se identifican con diferentes colores para facilitar su identificación.
Es importante aclarar que el uso de documentos notariales digitales o en papel, es optativo. Es decir, se puede realizar una certificación de manera digital o directamente en papel.
Como se indicó, cada foja digital tiene un fin específico, que pasamos a describir:
Foja de Certificación Copia Digital: La misma está presentada en color Rojo, y se utiliza para certificar copias digitales de un documento que existe en soporte papel. Esto permite su conservación o presentación en formatos digitales, quedando dicho documento adjunto o embebido en la foja digital.
Foja de Certificación de Firma Digital: Esta foja se muestra en color naranja, y se usa para certificar la firma digital de una persona en un documento PDF. Por ejemplo, un contrato de locación en formato digital.
Foja de Digitalización para Legalización Remota: Realizada en color Morado, se utiliza para digitalizar documentos notariales realizados en soporte papel, que luego se podrán certificar con la foja subsiguiente.
Foja de Legalización Digital: Es de color Amarillo, y tiene por fin, legalizar documentos notariales digitales o digitalizados, a los efectos de habilitar su uso en todo el territorio de la República Argentina. En caso de ser necesario, los mismos pueden apostillarse o legalizarse internacionalmente. Estos documentos legalizados quedan adjuntos o embebidos en la foja digital.
Foja de Testimonio Digital: Presentada en color Verde y Azul, se utiliza para expedir un Testimonio Digital de una escritura, ya sea por la transcripción del texto de la Escritura o el escaneo de la misma.
Foja de Nota Certificante: Se utiliza en color naranja y tiene como fin subsanar errores o complementar la información de una certificación o testimonio digital. El documento subsanado queda adjunto o embebido dentro de esta foja digital.
¿Qué elementos identificatorios encontramos en las fojas?
Las fojas se generan en formato PDF y siempre están compuestas por dos o más páginas y los siguientes elementos para identificar su autenticidad:
Otro elemento, como ya fue mencionado, es el código QR de Verificación, que se encuentra en la parte superior del lado derecho en la segunda página de la foja, y al escanearlo con un dispositivo móvil nos dirigirá a la página web de Consulta Pública del documento notarial digital del Colegio de Escribanos. Está pensado principalmente para aquellos que hayan impreso la foja digital, ya que, al imprimir un documento digital, el mismo pierde las firmas digitales y todos sus atributos de seguridad, por lo cual, deja de ser un documento auténtico.
Desde la consulta pública, podremos visualizar la Declaración Jurada que realizó el escribano al momento de confeccionar el instrumento notarial. Chequear su estado y disponibilidad, y validar la autenticidad del documento notarial digital al subir el documento PDF a fin de que el sistema SIDANO lo compare con el documento notarial contenido en reservorio documental del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba.
Esta es una importante innovación que blinda con seguridad jurídica e informática al documento notarial digital.
