Guía definitiva: consejos para escribir correos electrónicos atractivos y eficientes

En la era digital, los correos electrónicos se convirtieron en una herramienta de comunicación fundamental. A pesar de ello, el constante flujo de información al que los usuarios están expuestos diariamente dificulta captar la atención de los destinatarios y lograr que los mensajes sean leídos en su totalidad. 

En este artículo, se exploran estrategias efectivas para escribir correos atractivos que aumenten las probabilidades de ser leídos de principio a fin. Desde la importancia de un buen asunto hasta la estructura y el contenido relevante, se ofrece una guía completa para que los correos electrónicos se destaquen y cumplan su propósito de manera eficiente.

1. La importancia del asunto: el gancho que atrapa al lector

El asunto del correo es lo primero que el destinatario verá, por lo que es fundamental que comunique la relevancia del mensaje. Un asunto bien pensado puede marcar la diferencia entre ser leído de inmediato o ser ignorado por completo.

Algunos tips para crear asuntos atractivos incluyen:

• Ser conciso y específico: un asunto breve y conciso tiene más probabilidades de captar la atención. En lugar de "Reunión" probar con "Propuesta de reunión: Proyecto X - Martes 15/08"

• Usar palabras claves relevantes: incluye términos que sean importantes para el destinatario y que reflejen el contenido del mensaje.

• Evitar palabras que puedan activar filtros de spam: términos como "gratis", "urgente" o el uso excesivo de signos de exclamación pueden hacer que tu correo sea marcado como spam por equivocación por los filtros de los servicios de correo.

• Personalizar cuando sea posible: si conocés al destinatario, incluir su nombre en el asunto puede aumentar las probabilidades de apertura.

• Crear un sentido de urgencia o curiosidad: sin caer en el clickbait, poder usar frases que generen interés, como "5 ideas para mejorar la productividad del equipo".

Es importante recordar que el asunto debe ser una promesa honesta del contenido del correo. No se debe engañar a los destinatarios con asuntos llamativos que no se correspondan con el mensaje.

2. Estructura y formato: la clave para una lectura agradable

Una vez el correo es abierto, la tarea del escrito es lograr que todo el contenido sea leído. Para ello, es ideal estructurar apropiadamente el mensaje que se desea transmitir para que sea fácil de leer y entender.

Algunas recomendaciones al estructurar tus correos

Se debe iniciar con un saludo cálido y apropiado para el destinatario. Si es posible, personalizarlo. Es recomendable dividir el mensaje en párrafos breves de no más de 4 líneas, asegurándose de que cada uno transmite una idea principal de forma clara.

En caso de que se deban transmitir varios puntos, el uso de viñetas es recomendable para organizar la información visualmente. Además, el uso de negritas y cursivas para hacer énfasis en puntos y frases destacadas es beneficioso, siempre y cuando no se abuse de estas herramientas.

Es importante dejar espacios entre un párrafo y otro para darle al correo un poco de “aire” y las pausas necesarias para la lectura. Finalmente, el correo puede incluir una firma personal bien diseñada que contenga la información de contacto y datos personales del remitente. Algunas herramientas como las provistas en el sitio web wisestamp.com son ideales para crear firmas de impacto.

3. Contenido relevante y conciso: el corazón del mensaje

El contenido de un correo electrónico debe transmitir valor al destinatario. Aunque el asunto sea atractivo y la estructura esté bien organizada, si el contenido no es útil o relevante, el lector perderá interés rápidamente.

Para evaluar el valor del contenido de un correo, se deben considerar algunos aspectos clave. La técnica de la pirámide invertida es una estrategia eficaz, ya que implica transmitir la información más crucial en los primeros párrafos para captar la atención.

El lenguaje debe ser cuidadosamente elegido para no sonar extremadamente formal ni demasiado coloquial. Un tono informativo suele ser el más apropiado para la mayoría de los correos. Es fundamental ir al grano y adaptar el mensaje a los intereses y necesidades del destinatario.

Los mejores correos electrónicos proporcionan soluciones a problemas o ayudan al lector a identificar problemas que podrían haber pasado por alto. Además, transmitir información valiosa es esencial.

Las estadísticas son un recurso potente para captar la atención, siempre que se utilicen para sustentar lo que se discute en la correspondencia.

4. El arte de la brevedad: menos es más

Vivimos en la economía de la atención, donde numerosas plataformas y aplicaciones compiten por captar el interés de los usuarios de internet y teléfonos inteligentes. Por esta razón, es crucial aprender a transmitir de manera efectiva y con pocas palabras el mensaje que queremos enviar a los lectores.

Algunas estrategias valiosas para mantener los mensajes breves incluyen:

• Establecer un límite de palabras: Antes de comenzar a escribir, establece un límite de palabras para tu correo. Los expertos recomiendan una longitud máxima de entre 200 y 300 palabras.

• Eliminar palabras innecesarias: Revisa tu borrador y elimina palabras o frases redundantes que abulten el texto.

• Usar verbos activos: Los verbos activos hacen que la escritura sea más directa y enérgica.

• Practicar la regla del "un tema por correo": Siempre que sea posible, limita cada correo electrónico a un solo tema o asunto.

• Revisar y editar: Después de escribir tu borrador, tómate un momento para revisarlo y editarlo, buscando formas de reducir el texto y dando prioridad a los segmentos de mayor importancia.

Recuerda, la brevedad no significa sacrificar la claridad o la cortesía. El objetivo es comunicar el mensaje de la manera más eficiente posible, respetando el tiempo y la atención del destinatario.